Microsoft 365에서 메일 기능을 쓸 때 공식 문서에 적힌 설정·요금제·한계는 무엇인가?

Microsoft 365의 메일 기능 중 공식 문서로 확인된 항목은 42개이며, 나머지는 「확인된 바 없음」으로 남는다. 이 글은 Microsoft 365 한 서비스만 깊이 읽는 글이라서, 퇴사자 메일 보존, 사칭·피싱 메일 대응, 메일·결재·근태 한 묶음이라는 세 가지 질문에 걸린 조건을 공식 문서 문장 단위로 나누어 적는다. Microsoft 365 문서에 적힌 내용은 출처를 달아 옮기고, 문서에서 보이지 않은 내용은 기능이 없다고 쓰지 않은 채 「공식 문서에서 확인하지 못함」이라고만 적는다.

누구를 위한 글인가

이미 Microsoft 365를 쓰고 있거나, 메일 서비스를 고르는 중에 Microsoft 365를 후보로 올려 둔 IT 담당자를 위한 글이다. IT 담당자는 계정을 만들고 지우는 일, 보안 설정, 구독 범위를 한꺼번에 떠안는 자리에 있어서, 경영진이나 감사 쪽에서 던지는 질문을 문서 문장으로 바꿔 답해야 할 때가 많다. 이어지는 세 장면은 Microsoft 365의 보존·보안·구독 질문을 그려 보려고 꾸민 「예시 상황」이며, 실제 고객 사례가 아니다.

예시 상황 A. 퇴사자가 생겼고, 분쟁이나 감사 요청이 들어올 가능성이 있어 그 사람의 메일을 계정 삭제 뒤에도 보관하고 검색해야 하는 팀. 계정을 지우면 메일도 함께 사라지는지, 어떤 보존 설정이 따로 필요한지를 알아야 한다.

예시 상황 B. 대표나 거래처를 사칭한 메일로 송금 요청이 들어온 사고를 겪은 뒤, 발신 도메인 인증과 스팸 차단, 전송 구간 암호화, 로그인 보안을 한 번에 점검하려는 팀.

예시 상황 C. 메일, 결재, 근태를 서로 다른 서비스로 쓰다가 계정과 비용 관리가 어려워져 한 구독으로 묶을 수 있는지 알아보는 팀. 메일에 연결된 캘린더·주소록, 자체 도메인 메일, 같은 구독 안의 다른 도구가 어디까지인지가 관건이다.

세 상황은 한 팀 안에서 같이 오기도 한다. 퇴사자 메일 정리는 계정 정리와 보안 설정으로 이어지고, 구독 통합 이야기가 나오면 보존과 보안 요건을 새 구독에서 다시 맞춰 보게 된다. 이런 사정으로 표의 칸마다 근거 문장과 확인 날짜를 각각 달아 두었다.

회사 크기나 일하는 방식에 따른 갈래는 Microsoft 365 편에서 나누지 않았다. 인원이 늘거나 감사 요건이 생기면 다시 볼 조건이 달라지는데, 그 부분은 뒤의 「상황별로 확인할 조건」에서 질문으로만 적는다.

기능 한눈에

아래 표는 세 인텐트가 요구하는 조건을 Microsoft 365 공식 문서에서 어떻게 확인했는지 정리한 것이다. 줄 순서에는 뜻이 없다.

표의 열한 줄 가운데 열 줄은 문서에 근거 문장이 있고, 한 줄은 찾지 못했다. 이 글 첫 문장의 42개는 세 인텐트뿐 아니라 이 서비스의 다른 메일 조사 행까지 합한 수이므로, 표의 줄 수와 다르다.

설정·관리 순서

공식 문서는 Purview(보존·감사), Defender for Office 365(메일 보안), 관리 센터 안내, 서비스 설명서로 나뉘어 있다. 같은 주제도 어느 문서 묶음에 있는지가 다르므로, IT 담당자가 확인할 때는 아래 순서로 문서를 열면 길을 잃지 않는다. 문서 위치는 근거 행에 나온 것만 따랐고, 관리 화면의 메뉴 이름이나 클릭 순서를 알려 주는 문구는 근거 행에 없으므로 쓰지 않는다.

1. 퇴사자 계정을 정리할 때는 관리 센터의 퇴사자 제거 안내에서 데이터를 안전하게 두는 단계와, 메일을 전달하거나 공유 사서함으로 바꾸는 단계를 먼저 읽는다 [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/add-users/remove-former-employee(새 창, 공식 원문)].
2. 계정을 지운 뒤에도 메일을 남기려면 비활성 사서함 문서에서, 퇴사자의 메일을 조직을 떠난 뒤에도 보관할 수 있다는 부분과 보존 설정이 따로 필요하다는 조건을 읽는다 [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/purview/create-and-manage-inactive-mailboxes(새 창, 공식 원문)].
3. 메일을 삭제된 항목까지 포함해 보존하려면 Litigation Hold 문서를 본다 [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/purview/ediscovery-create-a-litigation-hold(새 창, 공식 원문)].
4. 보관함이 필요하면 보관 사서함 사용 설정 문서를 읽는다 [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/purview/enable-archive-mailboxes(새 창, 공식 원문)].
5. 발신 도메인 인증은 이메일 인증 소개 문서에서 SPF, DKIM, DMARC를 한 번에 훑고 시작한다 [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/defender-office-365/email-authentication-about(새 창, 공식 원문)].
6. 스팸과 악성 메일 차단은 EOP 소개 문서에서, 전송 구간 암호화는 TLS 문서에서, 로그인 보안은 다단계 인증 설정 문서에서 읽는다 [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/defender-office-365/eop-about(새 창, 공식 원문)] [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/purview/exchange-online-uses-tls-to-secure-email-connections(새 창, 공식 원문)] [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/security-and-compliance/set-up-multi-factor-authentication(새 창, 공식 원문)].
7. 자체 도메인 메일은 도메인 추가 문서에서 시작한다. 이 문서는 조직에 사용자 지정 도메인 이름을 쓰기를 권한다고 적고 있다 [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/setup/add-domain(새 창, 공식 원문)].

요금제에 따라 달라지는 것

요금제 항목은 도입 직전과 감사 직전에 가장 크게 불거진다. 같은 이름의 기능이라도 어느 구독에서 쓸 수 있는지가 달라질 수 있기 때문이다. 근거 행에 적힌 범위까지만 옮긴다.

• 요금제 비교 문서는 Business 구독 전체에 사용자 최대 300명이라는 한도를 적고 있다. 이 한도는 Business Basic, Standard, Premium을 합친 조직 단위 한도로 조사 메모에 적혀 있다 [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/office-365-platform-service-description/office-365-plan-options(새 창, 공식 원문)].
• 같은 문서에서 Business Basic 열에는 웹용 Microsoft 365 앱과 Microsoft Teams가 포함으로 나온다. 메일과 같은 구독에서 쓰는 다른 도구가 어디까지인지 볼 때 근거가 된다 [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/office-365-platform-service-description/office-365-plan-options(새 창, 공식 원문)].
• 사서함 한도는 서비스 한도 문서에 Business Basic과 Standard 열 기준 사용자 사서함 100 GB로 적혀 있고, 조사 메모에는 보관 사서함 50 GB가 함께 적혀 있다 [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits(새 창, 공식 원문)].
• Litigation Hold는 조사 메모에 Exchange Online Plan 2나 E3 수준의 라이선스가 필요할 수 있다고 적혀 있으나, Business Basic 단독에서 쓸 수 있는지는 이번에 문서로 확인하지 못했다. 비활성 사서함도 보존 설정과 라이선스 조건이 따른다고 적혀 있다.

공식 문서에 적힌 한계

Microsoft 365 근거 중 요건 미충족(not_met)으로 표시된 행은 하나도 없다. 대신 문서에 적힌 제한과 조건이 있다.

• 비활성 사서함은 보류나 보존 정책이 걸려 있어야 만들어지는 구조로 조사 메모에 적혀 있다. 계정을 지우기 전에 보존 설정을 걸어 두는 순서가 중요하다는 뜻으로 읽힌다 [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/purview/create-and-manage-inactive-mailboxes(새 창, 공식 원문)].
• Litigation Hold의 라이선스 요건은 앞에서 적은 대로 문서 확인이 끝나지 않았다 [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/purview/ediscovery-create-a-litigation-hold(새 창, 공식 원문)].
• 메일 크기 한도는 서비스 한도 문서에 Outlook 기준 150 MB로 적혀 있고, 조사 메모에는 웹 메일 기준 112 MB와 관리자가 조정할 수 있는 최대값이 따로 적혀 있다 [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits(새 창, 공식 원문)].
• 하루 수신자 수 한도는 10,000명으로 적혀 있다 [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits(새 창, 공식 원문)].

확인된 바 없음 · 조사 중

Microsoft 365 문서에서 못 찾은 항목과 아직 열어 보지 않은 항목을 이 절에서 따로 적는다. 근거 문장이 잡히지 않은 항목이 있어도 기능이 없다는 결론은 아니고, 이번에 읽은 공식 문서의 범위에서 얻지 못했다는 데 그친다.

• 메일·결재·근태 묶음은 확인된 바 없음이다. 요금제 비교 문서에는 Exchange, Teams, SharePoint가 나열되지만, 결재나 근태를 이름으로 내건 모듈은 읽은 요금제에서 찾지 못했다.
• 영구 무료 요금제는 확인된 바 없음이다. 읽은 요금제 문서에는 유료 Business 구독만 올라 있었고, 제품 소개 페이지는 접근 문제로 읽히지 않았다.
• 한국 정보보호 인증 범위는 확인된 바 없음이다. 읽은 문서에서 인증 범위는 Azure 쪽만 나오고 Microsoft 365는 범위에 올라 있지 않았다.
• 보안 감사 로그와 SSO 연동은 읽은 페이지에서 본문을 얻지 못해 확인된 바 없음으로 둔다. 별도 문서를 아직 열어 보지 않았으므로 조사 중이다.

상황별로 확인할 조건

아래 표는 IT 담당자가 마주할 법한 상황을 먼저 적고, 그때 열어 볼 조건과 문서 상태를 이어 붙인 것이다. 상태가 확인이라는 말은 해당 항목이 공식 문서에 올라 있다는 뜻이지, 팀의 요건을 채운다는 뜻이 아니다. 요건 수준은 사내에서 정하고 공급사 답변으로 맞춰 본다.

공급사에 물어볼 질문

구독별 범위처럼 항목 이름만으로는 어디까지인지 보이지 않는 대목은 아래 질문으로 옮겼다. 공급사 답변을 문서나 메일로 보관해 두면 IT 담당자가 교체되어도 그 기록을 이어 쓸 수 있다.

1. 비활성 사서함을 만들기 위해 계정 삭제 전에 어떤 보존 설정을 걸어야 하고, 그 설정에는 어떤 라이선스가 필요한가?
2. Litigation Hold를 쓰려면 지금 구독에서 추가로 필요한 라이선스가 있는가?
3. 비활성 사서함이 된 메일은 몇 년까지 보관되고, 검색과 내보내기는 누가 어떤 도구로 하는가?
4. SPF, DKIM, DMARC를 설정한 뒤 사칭 메일이 실제로 걸러졌는지 어디서 확인하는가?
5. 같은 구독 안에서 결재나 근태를 쓸 수 있는 방법이 있는가, 아니면 별도 서비스를 연결해야 하는가?
6. 감사 로그와 SSO는 지금 구독에서 문서로 안내되는가?
7. 사용자 300명 한도를 넘으면 어떤 구독으로 옮기고, 그때 데이터와 설정은 어떻게 이어지는가?

규모·역할에 따라 더 볼 것

• 규모가 300명을 넘으면 구독 구조가 달라지는가, 그때 보존과 보안 설정은 그대로 이어지는가?
• 재무·회계나 법무 담당자가 감사 요청을 직접 처리해야 한다면 검색과 내보내기 권한을 누가 가지는가?
• 현장 중심 팀이라면 모바일 메일 앱과 2단계 인증을 어떻게 함께 쓰는가?
• 메일 외에 파일 공유와 화상회의까지 한 구독으로 묶을 때 범위가 어디까지인가?

이웃 글

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출처 목록

• https://learn.microsoft.com/en-us/purview/create-and-manage-inactive-mailboxes(새 창, 공식 원문)
• https://learn.microsoft.com/en-us/purview/enable-archive-mailboxes(새 창, 공식 원문)
• https://learn.microsoft.com/en-us/purview/ediscovery-create-a-litigation-hold(새 창, 공식 원문)
• https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/add-users/remove-former-employee(새 창, 공식 원문)
• https://learn.microsoft.com/en-us/defender-office-365/email-authentication-about(새 창, 공식 원문)
• https://learn.microsoft.com/en-us/defender-office-365/eop-about(새 창, 공식 원문)
• https://learn.microsoft.com/en-us/purview/exchange-online-uses-tls-to-secure-email-connections(새 창, 공식 원문)
• https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/security-and-compliance/set-up-multi-factor-authentication(새 창, 공식 원문)
• https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/setup/add-domain(새 창, 공식 원문)
• https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/office-365-platform-service-description/office-365-plan-options(새 창, 공식 원문)
• https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits(새 창, 공식 원문)