도구를 바꾸며 「메일 대용량 저장」을 옮길 때 데이터 내보내기·이전 도구는 어디까지 확인되나?

이 글의 상황: 직원 50~299명 병의원이 쓰던 도구를 바꾸는 경우.

「메일 대용량 저장」 필수 조건과 데이터 내보내기·이전 도구가 모두 공식 문서로 확인된 곳은 2곳이고, 일부만 확인된 곳은 22곳이다. 다만 모두 확인된 두 곳도 「이전 도구」 칸에 적힌 내용은 메일함을 옮겨 오는 도구가 아니라 채팅 자료나 파일을 옮기는 도구여서, 메일 이전용 공식 도구는 조사한 문서에서 확인하지 못했다. 나머지 칸은 용량, 첨부 크기, 보관함, 내보내기가 서비스마다 다르게 채워져 있고, 아래 서비스 순서에는 아무 뜻이 없다.

누구를 위한 글인가

직원이 50명에서 299명 사이인 사무실형 조직에서 메일 서비스를 바꾸려는 대표를 위한 글이다. 병의원이라는 말은 이 글로 들어오는 입구일 뿐이며, 업종 때문에 어떤 서비스가 낫다거나 못하다는 뜻은 아니다. 아래는 모두 「예시 상황」이며 실제 고객 사례가 아니다.

예시 상황. 직원이 백 명 안팎인 병의원의 대표가 쓰던 메일 서비스를 바꾸기로 했다. 진료 관련 서류와 거래처 견적서, 도면 같은 첨부가 오래 쌓여 있어서 새 서비스에서 용량이 충분한지, 옛 메일을 파일로 꺼내 둘 수 있는지, 새 서비스가 옛 서비스의 메일을 가져오는 공식 도구를 갖추었는지가 한꺼번에 궁금하다.

이 질문이 생기는 상황

인텐트 「메일 대용량 저장」은 도면과 견적서 첨부가 많아 메일함 용량이 빨리 차는 상황을 가리킨다. 용량 초과 경고가 반복되면 사용자당 용량이 더 큰 요금 단계를 찾거나 오래된 메일을 보관함으로 돌리게 된다. 서비스를 아예 바꾸는 경우에는 여기에 두 가지가 더 붙는다. 첫째, 쌓인 메일을 어떻게 꺼내는가. 둘째, 새 서비스로 어떻게 들여오는가.

이번 조사는 원래의 세 조건인 사용자당 메일 용량, 첨부 파일 크기, 메일 보관함에 「데이터 내보내기」와 「공식 이전 도구」 두 조건을 더해 같은 서비스 묶음을 다시 읽은 것이다. 같은 인텐트로 이전 도구까지 직접 조사한 근거는 아직 충분하지 않으며, 추가한 두 조건은 다른 인텐트 조사에서 나온 행을 합친 것이다.

확인할 조건

서비스 묶음

근거가 비교적 많은 열한 곳을 알파벳 순으로 적었다. 줄 순서에는 뜻이 없고, 한 줄에 많은 칸이 확인되었다고 해서 그 서비스가 낫다는 뜻도 아니다. 「이전 도구」 칸에서 「근거 행 없음」은 이번 조사에서 그 서비스의 이전 도구 칸을 아직 보지 않았다는 뜻이다.

조건별로 읽는 법

「이 조건이 중요하면 이 칸을 먼저 본다」는 뜻으로 읽어야 하며, 어느 곳이 낫다는 말이 아니다.

사용자당 메일 용량. 용량은 표기 방식이 서비스마다 다르다. Google Workspace는 30GB를 적고 풀링이라는 표시를 붙였고 [출처: https://workspace.google.com/pricing(새 창, 공식 원문)], Microsoft 365는 100 GB로 적었다 [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits(새 창, 공식 원문)]. 네이버웍스는 Standard에서 100GB, Standard Plus에서 3TB를 사용자당으로 적었다 [출처: https://naver.worksmobile.com/pricing/(새 창, 공식 원문)]. 하이웍스는 무제한으로 적었다 [출처: https://biz-solution.hiworks.com/market/groupware?type=A(새 창, 공식 원문)]. Zoho Mail은 Free 5GB, Lite 10GB, Premium 50GB로 요금 단계마다 다르다 [출처: https://www.zoho.com/mail/zohomail-pricing.html(새 창, 공식 원문)]. Fastmail은 Standard 60GB를 적되 메일과 파일의 합계라고 밝혔고 Basic 6GB, Professional 150GB도 함께 적었다 [출처: https://www.fastmail.com/pricing/(새 창, 공식 원문)]. 가비아 기업메일은 용량제 5GB와 메일(아카이빙 포함) 무제한을 나누어 적었다 [출처: https://biz-solution.gabia.com/email/order/pricing/detail/(새 창, 공식 원문)]. 병의원처럼 첨부가 쌓이는 곳이라면 이 칸에서 무제한 표기의 조건과 합계 기준을 먼저 본다.

첨부 파일 크기. 같은 첨부 한도라도 재는 대상이 다르다. Google Workspace는 발신 25MB를 적었다 [출처: https://knowledge.workspace.google.com/admin/gmail/gmail-settings-size-limits(새 창, 공식 원문)]. Microsoft 365는 첨부를 포함한 메시지 크기 한도를 150 MB로 적었다 [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits(새 창, 공식 원문)]. 네이버웍스는 관리자가 설정할 수 있는 최대를 25MB로 적었다 [출처: https://help.worksmobile.com/ko/admin-guides/manage-service/mail/mail-settings/(새 창, 공식 원문)]. Dooray!는 모든 플랜에서 메일 사이즈 40MB를 적었다 [출처: https://helpdesk.dooray.com/share/pages/9wWo-xwiR66BO5LGshgVTg/3463032584313338558(새 창, 공식 원문)]. Zoho Mail은 Lite 30MB, Premium 40MB로 요금 단계에 따라 다르다 [출처: https://www.zoho.com/mail/zohomail-pricing.html(새 창, 공식 원문)]. 도면처럼 큰 파일을 자주 보낸다면 이 칸에서 발신 기준인지, 메시지 전체 기준인지부터 확인한다.

메일 보관함. Google Workspace와 Microsoft 365는 보관 기능이 있다고 적었다 [출처: https://support.google.com/mail/answer/6576?hl=en(새 창, 공식 원문)] [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/purview/enable-archive-mailboxes(새 창, 공식 원문)]. 네이버웍스는 아카이빙 옵션을 최장 10년, 사용자 한 명당 한 달 2,500원으로 적었다 [출처: https://help.worksmobile.com/ko/admin-guides/archive/policy/(새 창, 공식 원문)]. Dooray!는 아카이브 서비스를 Enterprise에는 기본으로, Business에는 유료 추가로 적었다 [출처: https://helpdesk.dooray.com/share/pages/9wWo-xwiR66BO5LGshgVTg/3125379094712661155(새 창, 공식 원문)]. 하이웍스는 추가 옵션으로 적었다 [출처: https://biz-solution.hiworks.com/market/groupware?type=A(새 창, 공식 원문)]. Fastmail은 Professional 전용으로 적었다 [출처: https://www.fastmail.com/pricing/(새 창, 공식 원문)]. 같은 보관함이라도 기본 포함인지 추가 옵션인지, 어느 요금 단계에만 있는지가 갈린다.

데이터 내보내기. 무엇을 내보내는지가 서비스마다 다르다. Fastmail은 사용자가 메일, 연락처, 일정, 파일을 내보낸다고 적었다 [출처: https://www.fastmail.help/hc/en-us/articles/360060590573-Download-all-your-data(새 창, 공식 원문)]. Hostinger는 사용자가 웹메일에서 자기 메시지를 EML로 내보낸다고 적었다 [출처: https://www.hostinger.com/support/5778153-how-to-export-emails-from-hostinger-email/(새 창, 공식 원문)]. Mailfence는 설정(Settings)의 계정(Account) 아래 백업(Back-up) 항목에서 웹 화면으로 내보낸다고 적었다 [출처: https://kb.mailfence.com/kb/how-to-export-data-from-mailfence-account/(새 창, 공식 원문)]. Microsoft 365는 관리자가 전자 증거 검색으로 사서함 항목을 PST 파일로 내보낸다고 적었다 [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/purview/edisc-search-export(새 창, 공식 원문)]. Zoho Mail은 관리자 계정이 ZIP 또는 PST로 내보내며 관리 콘솔에서 30일 동안 받을 수 있다고 적었다 [출처: https://www.zoho.com/mail/help/adminconsole/email-backup.html(새 창, 공식 원문)]. Amazon WorkMail은 관리자의 사서함 내보내기 작업이 S3에 압축 파일을 만든다고 적었다 [출처: https://docs.aws.amazon.com/workmail/latest/adminguide/mail-export.html(새 창, 공식 원문)]. 반면 하이웍스, 네이버웍스, Rackspace Email의 확인된 내용은 주소록이나 연락처 내보내기에 한정된다 [출처: https://biz-solution.hiworks.com/product/function/groupware/address(새 창, 공식 원문)] [출처: https://help.worksmobile.com/en/use-guides/contacts/export-contacts/(새 창, 공식 원문)] [출처: https://docs.rackspace.com/docs/import-or-export-contacts-in-rackspace-email(새 창, 공식 원문)]. Migadu와 Proton은 개인정보 처리 문서에 이용자가 자기 데이터를 내보낼 수 있다고 적었을 뿐, 메일함 전체를 파일로 받는 절차는 그 문서에 없다 [출처: https://admin.migadu.com/public/privacy_policy(새 창, 공식 원문)] [출처: https://proton.me/legal/privacy(새 창, 공식 원문)].

공식 이전 도구. 이 칸에서 「확인」으로 기록된 곳은 Google Workspace와 Microsoft 365 둘이다. 그러나 Google Workspace의 근거는 Slack, Teams, Meta Workplace에서 Google Chat으로 데이터를 옮길 수 있다는 같은 페이지 문장이고 [출처: https://workspace.google.com/products/chat/(새 창, 공식 원문)], Microsoft 365의 근거는 SharePoint 이전용 Migration Manager가 Google Drive, Box, Dropbox, Egnyte를 출발지로 다룬다는 문장이다 [출처: https://learn.microsoft.com/en-us/sharepointmigration/migrate-to-sharepoint-online(새 창, 공식 원문)]. 둘 다 메일함을 옮기는 도구에 대한 문장이 아니므로, 메일 이전이 목적이면 이 확인을 그대로 믿지 말고 별도로 물어야 한다.

확인된 바 없음 · 조사 중

확인된 바 없음(공식 문서에서 확인하지 못함).

• 메일 이전 도구: 조사한 공식 페이지에서 메일함을 다른 서비스에서 옮겨 오는 공식 도구를 확인하지 못했다. Dooray!, Lark, 네이버웍스, 다우오피스, 카카오워크, 하이웍스는 이전 도구 칸을 보았으나 해당 기재를 찾지 못했다. 네이버웍스는 서비스를 바꿀 때 데이터를 가져오는 안내만 있을 뿐 출발 서비스를 밝힌 도구는 아니었다.
• 다우오피스, ionos-email-hosting, Lark, whois-mail: 용량, 첨부, 보관함, 내보내기, 이전 도구 다섯 칸 모두 공식 문서에서 확인하지 못했다. 이 네 곳은 일부 확인된 곳에도 모두 확인된 곳에도 들어가지 않는다.
• 보관함: Amazon WorkMail, Mailfence, Zoho Mail은 보관함 기능을 공식 문서에서 확인하지 못했다.
• 메일 내용 전체를 내보내는 절차: 하이웍스, 네이버웍스, Rackspace Email은 연락처 내보내기만 확인했다.

조사 중. 이번 조사에서 아직 보지 않은 칸이다. 이전 도구 칸은 위에 적은 곳 말고는 근거 행 자체가 없다. 출발 서비스를 밝힌 메일 이전 가이드가 있는지, 이전 때 첨부와 폴더 구조가 어디까지 따라오는지, 이전 중 메일 수신이 끊기지 않는지는 이번에 보지 않았다. 「조사 중」은 없다는 뜻이 아니다.

공급사에 물어볼 질문

1. 옛 서비스의 메일을 새 서비스로 옮겨 오는 공식 도구나 가이드가 있는가. 출발 서비스는 어디까지 지원하는가.
2. 이전할 때 폴더 구조와 첨부 파일, 읽음 표시가 그대로 따라오는가. 따라오지 않는 것은 무엇인가.
3. 관리자가 직원 전체의 메일함을 한꺼번에 파일로 내보낼 수 있는가. 형식은 무엇이고 받을 수 있는 기간은 얼마인가.
4. 사용자당 용량이 무제한으로 표기된 요금 단계에 적용되는 조건이 따로 있는가. 메일과 파일을 합친 용량인가.
5. 첨부 한도는 발신 기준인가, 수신 기준인가, 메시지 전체 기준인가. 요금 단계에 따라 달라지는가.
6. 메일 보관함은 기본으로 포함되는가, 추가 옵션인가. 보관 기간에 상한이 있는가.
7. 이전하는 동안 옛 서비스와 새 서비스를 함께 쓸 수 있는 기간과, 그동안 수신 메일이 어디로 가는지 알려 줄 수 있는가.

규모·역할에 따라 더 볼 것

• 직원 규모가 커지면 사용자당 용량보다 관리자가 한꺼번에 처리하는 내보내기와 이전 절차가 더 중요해지는가.
• 대표가 아니라 총무나 전산 담당이 직접 이전을 맡는다면 어느 절차까지 관리자 권한이 필요한가.
• 사무실 밖에서 일하는 직원이 많다면 첨부 한도와 모바일 앱의 동작이 같은가.
• 환자 정보나 계약 서류처럼 보관 의무가 걸린 메일이 있다면 보관 기간과 내보낸 파일의 보관 방식을 어디에서 정해야 하는가.

이웃 글

• /guides/mail-big-storage : 메일 대용량 저장 자체를 다룬 글
• /guides/mail-migrate-old-mail : 옛 메일을 옮기는 일을 다룬 글
• /guides/mail-ex-employee-retention : 퇴사자 메일을 남기는 일을 다룬 글

출처 목록

• https://workspace.google.com/pricing(새 창, 공식 원문)
• https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits(새 창, 공식 원문)
• https://naver.worksmobile.com/pricing/(새 창, 공식 원문)
• https://biz-solution.hiworks.com/market/groupware?type=A(새 창, 공식 원문)
• https://www.zoho.com/mail/zohomail-pricing.html(새 창, 공식 원문)
• https://www.fastmail.com/pricing/(새 창, 공식 원문)
• https://biz-solution.gabia.com/email/order/pricing/detail/(새 창, 공식 원문)
• https://knowledge.workspace.google.com/admin/gmail/gmail-settings-size-limits(새 창, 공식 원문)
• https://help.worksmobile.com/ko/admin-guides/manage-service/mail/mail-settings/(새 창, 공식 원문)
• https://helpdesk.dooray.com/share/pages/9wWo-xwiR66BO5LGshgVTg/3463032584313338558(새 창, 공식 원문)
• https://support.google.com/mail/answer/6576?hl=en(새 창, 공식 원문)
• https://learn.microsoft.com/en-us/purview/enable-archive-mailboxes(새 창, 공식 원문)
• https://help.worksmobile.com/ko/admin-guides/archive/policy/(새 창, 공식 원문)
• https://helpdesk.dooray.com/share/pages/9wWo-xwiR66BO5LGshgVTg/3125379094712661155(새 창, 공식 원문)
• https://www.fastmail.help/hc/en-us/articles/360060590573-Download-all-your-data(새 창, 공식 원문)
• https://www.hostinger.com/support/5778153-how-to-export-emails-from-hostinger-email/(새 창, 공식 원문)
• https://kb.mailfence.com/kb/how-to-export-data-from-mailfence-account/(새 창, 공식 원문)
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• https://www.zoho.com/mail/help/adminconsole/email-backup.html(새 창, 공식 원문)
• https://docs.aws.amazon.com/workmail/latest/adminguide/mail-export.html(새 창, 공식 원문)
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• https://help.worksmobile.com/en/use-guides/contacts/export-contacts/(새 창, 공식 원문)
• https://docs.rackspace.com/docs/import-or-export-contacts-in-rackspace-email(새 창, 공식 원문)
• https://admin.migadu.com/public/privacy_policy(새 창, 공식 원문)
• https://proton.me/legal/privacy(새 창, 공식 원문)
• https://workspace.google.com/products/chat/(새 창, 공식 원문)
• https://learn.microsoft.com/en-us/sharepointmigration/migrate-to-sharepoint-online(새 창, 공식 원문)