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근로계약서를 전자서명으로 보내기: 입사자 서류가 늦어질 때 인사 흐름 안에서 해결하는 법

핵심은 세 가지다. (1) 근로계약서 서식을 제공하거나 올려 쓸 수 있는가, (2) 입사자에게 전자서명 링크로 보낼 수 있는가, (3) 입사 절차(온보딩) 안에 들어 있는가.

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업무 분류: 인사·급여

공급사 공식 문서 기준 · 확인 2026-10-24 · 확인 기준 보기

1. 이 질문이 생기는 상황

입사 확정이 났는데 근로계약서가 늦어지는 일은 흔하다. 인쇄해서 서명받고 스캔해서 보내는 과정에서 서류가 한 번씩 멈춘다. 입사자는 첫 출근 전날까지 계약서를 못 받았다고 하고, 총무는 누가 서명을 마쳤는지 엑셀로 따로 관리한다. 이 지연은 보통 입사자 서류 지연이라는 형태로 드러난다.

전자서명 서비스를 별도로 쓰면 서명 자체는 빨라진다. 하지만 입사자 정보를 다시 입력해야 하고, 서명이 끝난 계약서가 인사 기록과 따로 놀 수 있다. 그래서 이 글은 범용 전자서명 도구가 아니라 인사 서비스 안에서 근로계약을 전자로 보낼 수 있는지를 본다. 핵심은 세 가지다. (1) 근로계약서 서식을 제공하거나 올려 쓸 수 있는가, (2) 입사자에게 전자서명 링크로 보낼 수 있는가, (3) 입사 절차(온보딩) 안에 들어 있는가.

이 글은 법률 자문이 아니다. 전자 방식의 근로계약 체결과 보관 요건은 회사 상황에 따라 달라질 수 있으므로 노무 전문가와 확인하는 것이 좋다.

지연이 생기는 지점은 대개 세 곳이다. 서식을 만드는 단계에서 담당자가 매번 문서를 고치고, 보내는 단계에서 입사자 연락처와 메일을 다시 확인하며, 돌려받는 단계에서 서명 여부를 사람이 쫓는다. 인사 서비스 안에서 이 세 단계가 이어지면 담당자의 수작업이 줄어든다. 반대로 서식만 있고 발송이 없거나, 발송은 되는데 입사 절차와 이어지지 않으면 결국 엑셀 관리가 남는다. 아래 후보 비교는 이 세 단계가 공식 문서에 각각 나타나는지를 기준으로 한다.

2. 회사 유형별 실제 쓰임 예시

아래는 「예시 상황」이며 실제 고객 사례가 아니다.

예시 상황 A. 8인 회계·세무사무소. 입사자가 드물고 담당자가 대표 겸 인사를 맡는다. 사람이 적으니 복잡한 기능보다 서식 하나를 빠르게 보내고 받는 것이 중요하다. 인사 기록과 같은 곳에 두면 나중에 찾기 쉽다.

예시 상황 B. 총무 담당자의 입사 서류 수집. 총무 담당자가 입사자에게 계약서를 전자로 받고 싶어 한다. 계약서 외에 개인정보 동의서 같은 서류가 함께 오가는 경우를 가정한다.

예시 상황 C. 50인 건설사. 현장 인력의 입사와 퇴사가 잦다. 본사 직원과 현장 직원의 계약서 서식이 다르고, 입사 시점이 서로 어긋난다. 서식을 여러 개 만들어 두고 입사 흐름에서 골라 보내는 방식이 필요하다.

예시 상황 D. 연봉계약 갱신. 해마다 같은 시기에 전 직원에게 연봉계약서를 보낸다. 신규 입사 계약뿐 아니라 갱신에도 쓸 수 있는지가 선택 이유가 된다.

예시 상황 E. 이미 급여·근태 서비스를 쓰는 회사. 근태나 급여를 쓰는 서비스에 계약 기능이 함께 있다면 별도 계약을 맺지 않아도 된다. 이 경우 새 서비스를 들이는 것보다 지금 쓰는 서비스에 계약 기능이 있는지부터 묻는 편이 빠르다.

3. 고르는 기준

  • 계약서 서식 (필수): 근로계약서 서식을 제공하거나 직접 올리고 만들 수 있는가.
  • 전자서명 발송 (필수): 입사자에게 전자서명 링크 등으로 보내 서명받는 흐름이 공식 문서에 있는가.
  • 입사 절차 연결 (필수): 입사자 체크리스트나 온보딩 안에서 쓰는가.
  • 직원 정보 연동 (선호): 직원 DB의 정보가 계약서에 채워지는가. 이번 조사에서는 서비스별 근거를 확보하지 못했다.

세 필수 조건은 모두 충족해야 의미가 있다. 서식만 있으면 인쇄해서 쓰게 되고, 발송만 있으면 서식을 매번 외부에서 만들어야 하며, 온보딩 연결이 없으면 입사자별 진행 상태를 따로 관리해야 한다.

답을 바꾸는 조건은 (1) 입사자 수와 빈도, (2) 기존 인사 서비스를 이미 쓰는지, (3) 계약서 서식이 회사마다 다른 정도, (4) 서명 이후 보관과 증빙을 어디까지 요구하는지이다. 서명 이후의 증빙은 이 글의 범위 밖이므로 서비스에 별도로 물어야 한다.

선택할 때는 서비스 소개 문장의 범위를 구분해서 읽는다. 전자계약 일반 기능을 소개하는 문장과 근로계약서를 명시한 문장은 다르다. 일반 전자계약은 거래처 계약에는 쓸 수 있어도 근로계약서 서식, 입사자 본인 확인, 인사 기록 저장과 이어지지 않을 수 있다. 또 서식 제공과 전자서명 발송은 별개 기능이라 한쪽만 확인된 서비스가 많다.

4. 후보별 판단

「확인하지 못함」은 공식 문서에서 찾지 못했다는 뜻이며 기능이 없다는 뜻이 아니다.

flex

다우오피스HR

  • 확인된 사실: 근로계약 전자서명·계약 자동화 시스템이라는 안내가 있다 [출처: https://hr.daouoffice.com/contract.jsp(새 창, 공식 원문)].
  • 잘 맞는 경우: 근로계약 전자서명을 전면에 내세운 국내 서비스를 보려는 팀.
  • 단점·제약: 서식 제공 범위와 온보딩 연결은 공식 문서에서 확인하지 못함.

원티드스페이스

시프티

  • 확인된 사실: 근로계약서, 연차휴가 사용 촉진서, 연봉계약서를 서식으로 올리거나 만들 수 있다 [출처: https://shiftee.io/ko/e-signature(새 창, 공식 원문)].
  • 단점·제약: 전자서명 발송 자체는 제목 수준의 설명만 있어 본문에서 확인하지 못함. 입사 체크리스트도 확인하지 못함(퇴사자 삭제 FAQ만 있음).

하이웍스

네이버웍스

Factorial

근거가 부족한 서비스

BambooHR는 오퍼 레터 서식과 일반 계약 서명만 보였고 근로계약 문구는 없었다. Oyster는 계약자용 서식은 있으나 근로계약은 아니었다. ADP, Gusto, Personio는 페이지 접근이 막혀 확인하지 못했다. HR365, 다우오피스, 아마란스10, 에버타임, 워크업, 유스트라 HR, Next HR, Deel, HiBob, Keka 등은 근거를 얻지 못했다.

후보를 읽을 때 한 가지 더 유의한다. 이번 조사는 공급사 공식 페이지의 문장만 근거로 삼았기 때문에, 화면 구성이나 실제 발송 절차의 편의성은 반영하지 못했다. 같은 확인 표시라도 한 서비스는 기능 소개 문장 하나이고 다른 서비스는 상세 안내 페이지일 수 있다. 따라서 표의 확인 칸은 도입 결정이 아니라 데모를 요청할 후보를 추리는 용도로 쓰는 것이 알맞다.

5. 조건별 추천 정리

  • 근로계약서 서식을 바로 쓰고 싶다 → 검토된 서식을 제공한다고 안내하는 flex, 근로계약 서식이 확인된 시프티·원티드스페이스를 본다.
  • 전자서명 발송이 가장 중요하다 → 근로계약 전자서명을 내세운 다우오피스HR, 서식 기반 전자계약을 안내하는 원티드스페이스, 인사·연봉 계약서 전자서명을 안내하는 하이웍스를 비교한다.
  • 입사 체크리스트까지 한 곳에서 보고 싶다 → 네이버웍스(체크리스트)와 Factorial(온보딩)이 근거가 있으나 계약서 쪽은 확인되지 않았으므로 조합이 필요한지 묻는다.
  • 서식 세 가지를 모두 한 서비스에서 확인하고 싶다 → 이번 조사에서 서식, 전자서명, 온보딩을 모두 같은 서비스에서 확인한 곳은 없었다. 후보 두세 곳에 데모와 서면 답변을 요청한다.
  • 이미 쓰는 서비스가 있다 → 그 서비스가 위 표의 후보라면 계약 기능이 포함인지 추가 옵션인지부터 문의한다. 후보가 아니라면 공식 문서에서 확인하지 못했다는 뜻이므로 문의가 필요하다.
  • 연봉계약 갱신에도 쓰고 싶다 → 연봉계약서 서식이 확인된 flex, 시프티, 원티드스페이스를 본다.

한국어 화면과 한국 근로계약서 서식을 기준으로 보면 국내 서비스(flex, 다우오피스HR, 원티드스페이스, 시프티, 하이웍스, 네이버웍스)가 후보의 중심이 된다. 해외 서비스는 한국 근로계약서 적합성을 공식 문서에서 확인하지 못했다.

6. 근거 비교표

서비스계약서 서식전자서명 발송입사 절차비고
flex확인확인 (종이 서식 변환)미확인
다우오피스HR미확인확인미확인
원티드스페이스확인확인미확인
시프티확인미확인미확인서명은 제목 수준
하이웍스미확인확인미확인근태 상품 안내
네이버웍스미확인미확인확인 (체크리스트)
Factorial미확인미확인확인

7. 주의·미확인

  • 「미확인」은 공식 문서에서 찾지 못했다는 뜻이다.
  • 직원 DB 연동(계약서에 인사 정보가 채워지는지)은 서비스별로 확인하지 못했다.
  • 전자서명의 법적 효력, 서명 증빙, 보관 기간은 이 글이 다루지 않았다.
  • 가격과 요금제별 포함 여부는 확인하지 못했다.
  • 같은 서비스 안에서도 전자계약이 별도 상품이나 추가 옵션일 수 있다. 이 초안은 상품 구성 차이를 확인하지 못했다.
  • 입사자가 휴대전화로 서명하는 경험, 본인 확인 방식, 서명 완료 알림은 서비스별로 확인하지 못했다.
  • 서식이 법에 맞는다는 공급사의 표현은 공급사 주장이며 이 글이 검증한 것이 아니다.

8. 다음 행동

  1. 최근 입사자의 서류가 어느 단계에서 며칠 멈췄는지 표로 정리한다.
  2. 쓰는 근로계약서 서식 종류를 모아 새로 올려야 하는지 변환할 수 있는지 확인한다.
  3. 후보 두세 곳에 서식, 전자서명 발송, 입사 절차 연결, 직원 정보 연동 여부를 서면으로 묻는다.
  4. 시험 계약서를 한 건 보내 입사자 입장에서 서명이 끝나는 과정을 직접 확인한다.
  5. 담당자 한 명이 아니라 입사자 입장과 관리자 입장 모두에서 시험해 본 뒤 판단한다.
  6. 서명 이후 보관 방식과 증빙을 노무 전문가와 점검한다.

9. 출처 목록

WorkTool 출처 기록과 변경 이력

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