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회사 메일 도입 가이드: 도메인 확인부터 이전·복구까지 다섯 단계

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업무 분류: 회사 메일

공급사 공식 문서 기준 · 직접 시험한 내용 아님 · 확인 2026-10-29 · 확인 기준 보기

이 글을 읽는 법

회사 도메인(예: name@회사.kr)으로 메일을 쓰려면 어느 서비스를 고르든 비슷한 다섯 단계를 거친다. 도메인이 회사 것임을 보여 주고, 관리자와 사용자 계정을 만들고, 도메인의 메일 받는 곳(MX)을 새 서비스로 바꾸고, 메일이 오가는지 확인하고, 예전 메일을 옮기거나 되돌릴 길을 마련하는 순서다.

이 글은 WorkTool 이 실제 도메인으로 따라 해 본 기록이 아니다. 공급사 공식 도움말에 적힌 문장만 모아 단계별로 정리했다. 단계마다 전제, 할 일, 공식 문서의 화면 위치, 기대 결과, 실패 때 조치, 출처를 같은 순서로 적었다. 확인일은 모두 2026-10-29 이다.

특정 서비스를 고르라는 글이 아니다. 공통 단계를 먼저 쓰고, 그 단계에 해당하는 공식 문서를 공급사별로 붙였다. 공급사 순서는 알파벳·가나다 순이며 우열과 관계없다. 이번에 공식 문서 본문을 읽어 값까지 확인한 곳은 Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail 세 곳이다. 네이버웍스, 다우오피스, 하이웍스, 두레이는 맨 아래 표에 이번 조사의 한계를 따로 적었다.

DNS 값과 기다리는 시간은 공급사가 바꿀 수 있다. 실제로 바꾸기 전에는 관리 화면에 표시된 값과 아래 공식 문서를 다시 열어 같은지 대조하는 것이 안전하다.

무료 체험, 무료 플랜, 도메인 비용은 서로 다른 돈이다

처음 회사 메일을 알아볼 때 세 가지 「무료」와 「비용」이 한데 섞이기 쉽다. 아래는 이 셋을 나누어 보는 일반적인 구분이며, 특정 서비스의 가격 정보가 아니다.

  • 무료 체험: 유료 상품을 정해진 기간 동안 돈을 내지 않고 써 보는 것이다. 기간이 끝난 뒤 결제로 이어지는지, 결제하지 않으면 계정과 메일이 어떻게 되는지는 서비스마다 약관이 다르다. 체험 중에 MX 를 바꿔 회사 메일을 실제로 받기 시작했다면, 체험이 끝나는 날짜를 먼저 적어 두어야 한다.
  • 무료 플랜: 기간 제한 없이 쓸 수 있는 요금제다. 대신 인원 수, 사용자당 저장 용량, 자체 도메인 연결 같은 조건에 한도가 붙는 경우가 많고, 공급사가 조건을 바꿀 수 있다. 직원 수가 늘 때 한도가 어떻게 되는지는 WorkTool 의 다른 안내글 「직원이 늘어도 메일 구독료 0원」에서 따로 다룬다.
  • 도메인 비용: 메일 서비스와 별개로 도메인 등록기관에 내는 등록·갱신 비용이다. 메일 서비스가 무료여도 도메인은 따로 소유해야 한다. Google 문서는 가입할 때 Google 파트너를 통해 도메인을 샀다면 소유 확인이 이미 되어 있을 수 있다고 적는다.

세 가지는 결제 주체와 해지 방법이 다르다. 메일 서비스를 바꾸더라도 도메인은 회사가 계속 쥐고 있어야 다음 단계의 DNS 를 직접 고칠 수 있다.

단계 1. 도메인 소유 확인

  • 전제: 회사 도메인이 있고, 그 도메인의 DNS 레코드를 추가·삭제할 수 있는 계정(등록기관 또는 DNS 호스팅)에 들어갈 수 있다.
  • 할 일: 메일 서비스 관리 화면이 알려 주는 확인용 레코드를 DNS 에 넣고, 관리 화면으로 돌아가 확인을 누른다.
  • 화면 위치(공식 문서): Google 은 관리 콘솔에서 TXT 값을 복사해 등록기관 DNS 에 붙여 넣는다. 값은 google-site-verification= 을 포함한다. Microsoft 365 는 관리 센터의 사용자 지정 도메인 추가 화면에서 TXT, MX, 웹사이트 확인 파일 가운데 하나를 고른다. Zoho Mail 은 Admin Console 의 Domains 에서 Add 를 누르고 CNAME 또는 TXT 로 소유를 증명한다.
  • 기대 결과: 관리 화면에 도메인이 확인된 것으로 나온다. Zoho 문서는 도메인을 추가하고 소유를 확인하는 것만으로는 메일 배달에 영향이 없다고 적는다.
  • 기다리는 시간(원문 값): Google 은 TXT 가 인식되기까지 최대 72시간이라고 적는다. Microsoft 는 최대 10분이며 일부 등록기관은 최대 48시간이 더 걸릴 수 있다고 적는다. Zoho 의 해당 문서에는 시간 값이 없다.
  • 실패 때 조치: Google 문서는 소유가 확인되기 전에 레코드를 지우면 확인이 실패한다고 적는다. 레코드를 그대로 둔 채 문서의 시간만큼 기다린 뒤 다시 누른다. Microsoft 에서 TXT 를 넣을 수 없으면 MX 방식으로 확인할 수 있는데, 이때는 지금 쓰는 메일이 끊기지 않도록 그 MX 의 우선순위 칸을 높은 값으로 두라고 적혀 있다.
  • 출처: 아래 「출처 목록」 1, 5, 8번.

단계 2. 관리자와 사용자 계정 만들기

  • 전제: 관리 권한이 있는 계정으로 들어가 있다. Google 은 사용자 관리 권한이 필요하며, 권한이 없으면 필요한 메뉴가 보이지 않는다고 적는다. Microsoft 는 도메인을 추가·수정·삭제하려면 도메인 이름 관리자여야 한다고 적는다.
  • 할 일: 회사 도메인 주소로 직원 계정을 만든다. Microsoft 문서는 순서를 분명히 적는다. 사용자 지정 도메인을 추가한 뒤, Microsoft 365 용 MX 레코드를 넣기 전에 사용자를 추가하라는 것이다. 사용자를 두 번 설정하지 않기 위해서다.
  • 화면 위치(공식 문서): Google 관리 콘솔의 메뉴에서 디렉터리, 사용자로 들어가 목록 위의 새 사용자 추가를 누르고 이름과 기본 이메일을 입력한다. Zoho Mail 의 사용자 추가 화면 문서는 이번 조사에서 본문을 열지 못했다.
  • 기대 결과: 직원 목록에 회사 도메인 주소가 생긴다. Google 은 새 사용자가 서비스를 쓸 수 있기까지 최대 24시간이 걸릴 수 있고, 그 전에 들어가면 액세스 권한이 없다는 메시지가 보일 수 있다고 적는다.
  • 실패 때 조치: 메뉴가 보이지 않으면 먼저 내 계정의 관리자 권한을 확인한다. 새 계정이 바로 로그인되지 않으면 문서의 시간 안인지 본다. 단계 3 으로 넘어가기 전에 지금 메일을 받는 모든 주소(공용 주소 포함)가 새 서비스에도 만들어졌는지 목록으로 대조한다.
  • 출처: 아래 「출처 목록」 2, 5번.

단계 3. DNS 의 MX 와 보조 레코드 바꾸기

  • 전제: 단계 1 확인과 단계 2 계정 만들기가 끝났다. 바꾸기 전의 DNS 레코드 값을 따로 적어 두었다.
  • 할 일과 값(원문): Google 은 MX 를 smtp.google.com, 우선순위 1 로 넣고 다른 MX 레코드는 모두 지우라고 적는다. aspmx 로 시작하는 예전 값이 남아 있을 수 있다는 안내도 있다. Microsoft 365 는 MX 값을 관리 센터의 DNS 레코드 추가 화면에 표시된 값 그대로 복사하라고 하고, 우선순위는 보통 0, TTL 은 3600 으로 적는다. SPF 는 v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all 이며, 이미 SPF 레코드가 있으면 새로 만들지 말고 하나의 SPF 레코드에 값을 합치라고 적는다. DKIM 은 selector1, selector2 CNAME 을 관리 센터 값으로 넣는 선택 항목이다. Zoho Mail 은 mx.zoho.com 10, mx2.zoho.com 20, mx3.zoho.com 50 을 예로 들고, 데이터 센터에 따라 끝자리가 달라지므로 Admin Console 의 Tools & Configurations 값을 쓰라고 적는다. 예전 메일 서비스의 MX 는 모두 지우라고 한다.
  • 화면 위치(공식 문서): Microsoft 는 관리 센터 DNS 레코드 추가 화면, Zoho 는 Admin Console 의 Tools & Configurations 다.
  • 기대 결과: 새 MX 가 인터넷에 퍼지면 새로 오는 메일이 새 서비스로 들어간다.
  • 기다리는 시간(원문 값): Google 은 MX 인식까지 최대 72시간, Zoho 는 TTL 에 따라 12~24시간이라고 적는다. Microsoft 의 DNS 레코드 문서에는 따로 적힌 시간이 없다.
  • 실패 때 조치: 예전 MX 가 남아 있으면 메일이 두 곳으로 갈라질 수 있다. Microsoft 는 예전 공급사를 가리키는 MX 를 지우거나, 그 우선순위를 Microsoft 365 MX 보다 낮게 두라고 적는다. SPF 레코드가 두 개 생겼다면 하나로 합친다.
  • 출처: 아래 「출처 목록」 3, 6, 9번.

단계 4. 메일이 오가는지 확인하기

  • 전제: 단계 3 의 기다리는 시간이 지났다. 회사 도메인이 아닌 외부 메일 계정 하나를 준비했다.
  • 할 일: 인터넷에서 보이는 MX 가 관리 화면의 값과 같은지 조회하고, 외부 계정과 회사 주소 사이에 메일을 주고받아 본다.
  • 화면 위치(공식 문서): Google 은 관리 콘솔 도구 상자의 Dig 로 게시된 MX 가 문서 값과 같은지 볼 수 있다고 적는다. Zoho 는 Toolkit by Zoho Mail 의 MX Lookup 결과가 Tools & Configurations 의 값과 같아야 한다고 적고, 외부 계정에서 시험 메일을 보내 보라고 한다. Microsoft 는 수동 흐름에서 계속을 누르면 메일용 DNS 레코드가 바르게 들어갔는지 Microsoft 365 가 확인한다고 적는다.
  • 기대 결과: 조회 결과가 관리 화면 값과 같고, 외부 계정에서 보낸 메일이 회사 주소로 들어오며 회사 주소에서 보낸 답장이 외부 계정에 도착한다.
  • 실패 때 조치: 조회 값이 다르면 오타와 남은 예전 MX 를 먼저 본다. 값이 맞는데 메일이 오지 않으면 문서의 기다리는 시간이 지났는지 다시 본다. 이 단계에서 바로 되돌리고 싶다면 단계 5 의 되돌리기 준비를 참고한다.
  • 출처: 아래 「출처 목록」 3, 6, 9번.

단계 5. 예전 메일 옮기기와 되돌릴 길

  • 전제: 예전 서비스의 계정과 메일이 아직 살아 있다. 옮길 사람과 주소 목록이 있다.
  • 할 일(원문): Microsoft 문서는 MX 를 바꾸면 새 메일은 Microsoft 365 로 가지만 기존 메일은 따로 옮기기 전까지 예전 호스트에 남는다고 적는다. Microsoft 의 이전 안내는 Exchange 서버 이전, PST 가져오기, IMAP 이전, 사용자가 직접 가져오기를 나눈다. IMAP 이전은 받은 편지함 등 메일 폴더만 옮기고 연락처·일정은 옮기지 않으며, 사서함을 먼저 만들어야 한다고 적는다. Google 은 데이터 가져오기 도구로 Exchange Online, IMAP 웹메일, 다른 Workspace 나 Gmail 계정의 메일을 가져올 수 있고, 최고 관리자로 들어가야 한다고 적는다. Zoho 는 메일을 놓치지 않도록 임시 catch-all 주소를 두는 것을 권한다.
  • 화면 위치(공식 문서): Google 관리 콘솔 메뉴의 데이터, 데이터 가져오기 및 내보내기, 데이터 가져오기다.
  • 기대 결과: 직원별 예전 메일이 새 서비스 사서함에 보인다.
  • 실패 때 조치와 되돌리기: Google 문서는 가져오기를 중지해도 이미 가져온 메일은 지워지지 않고, 가져오기 과정 자체는 롤백되지 않는다고 적는다. 이번에 읽은 공식 문서에서 MX 를 예전 값으로 되돌리는 전용 절차는 찾지 못했다. 그래서 이 글은 단계 3 전에 적어 둔 원래 DNS 값을 되돌리기 기준으로 삼으라고 제안한다. 이 제안은 공식 문서 문장이 아니다.
  • 출처: 아래 「출처 목록」 4, 6, 7, 9번.

공급사별로 이번에 확인한 범위

공급사이번에 읽은 공식 문서이번에 확인하지 못한 것
Google Workspace도메인 TXT 확인, 사용자 추가, MX 설정, 데이터 가져오기되돌리기 전용 절차
Microsoft 365도메인 추가, DNS 레코드, 메일 이전 방법MX 문서의 기다리는 시간, 되돌리기 전용 절차
Zoho Mail도메인 추가, 메일 배달 설정사용자 추가 화면 문서 본문, 소유 확인 시간
네이버웍스도메인 관리·메일 송수신 설정 문서 주소문서 본문의 레코드 값과 시간
다우오피스도메인 안내 PDF 주소PDF 본문(글자 판독 실패)
두레이메일 서비스 소개 주소도메인 연결 도움말
하이웍스고객센터 매뉴얼 목록 주소레코드 값이 적힌 본문

확인하지 못한 칸은 그 기능이 없다는 뜻이 아니다. 이번 조사가 공식 문서 본문까지 닿지 못했다는 뜻이며, 해당 공급사 고객지원 안내에서 직접 확인해야 한다.

출처 목록

WorkTool 출처 기록과 변경 이력

변경 이력