desknet's NEO에서 전자결재 기능을 쓸 때 공식 문서에 적힌 설정·요금제·한계는 무엇인가?

desknet's NEO의 전자결재 기능 중 공식 문서로 확인된 항목은 21개이며, 나머지는 「확인된 바 없음」으로 남는다. 이 글은 desknet's NEO 한 서비스의 결재 기능만 읽는 글이다. 다단계 결재 도입, 부재 중 대결·위임, 직인과 문서번호 처리라는 세 가지 질문에 걸린 조건을 공식 페이지의 문장 단위로 나누어 적었다. 21이라는 수는 조사한 근거 행의 수이며, 같은 기능이 여러 질문에 겹쳐 세어진 것도 있어서 서로 다른 기능의 수와는 다를 수 있다. 공식 문서에 있는 내용은 출처와 함께 옮겨 적었고, 문서에서 보이지 않은 내용은 기능이 없다는 주장 대신 「공식 문서에서 확인하지 못함」이라는 표현만 쓴다.

누구를 위한 글인가

이미 desknet's NEO를 그룹웨어로 쓰고 있어서 결재 기능을 켜려는 인사·총무 담당자, 또는 도입 후보에 올려 두고 결재 기능이 어디까지 문서에 적혀 있는지 보려는 인사·총무 담당자를 위한 글이다. 결재선과 양식, 직인, 부재 시 처리는 인사·총무 업무가 가장 먼저 부딪히는 자리이면서, 시스템 설정은 정보 담당이나 공급사가 하는 경우가 많다. 그래서 문서에 어떻게 적혀 있는지를 먼저 읽어 두면 질문이 구체적으로 바뀐다. 이어지는 A·B·C 세 장면은 desknet's NEO를 쓴 실제 고객 사례가 아니며, 결재 질문이 어떤 모양으로 나오는지 보이려고 꾸민 「예시 상황」이다.

예시 상황 A. 구두나 메신저로 받던 승인에 기록이 남지 않아서, 기안자에서 팀장, 대표로 이어지는 결재 흐름을 처음 만들려는 경우. 결재선을 여러 단계로 구성할 수 있는지, 결재 양식을 관리자가 직접 만들 수 있는지, 스마트폰에서 승인할 수 있는지가 관심사다.

예시 상황 B. 대표나 부서장이 휴가나 출장으로 자리를 비워 결재가 밀리는 경우. 부재 시 결재 권한을 대신 맡기는 기능이 있는지, 그 대신 승인을 스마트폰에서 처리할 수 있는지, 결재선이 여러 단계일 때도 같이 쓰이는지를 본다.

예시 상황 C. 종이에 도장을 찍어 올리던 절차가 번거로워 결재 문서에 직인 이미지를 쓰려는 경우. 직인 이미지를 문서에 쓸 수 있는지, 문서번호가 자동으로 붙는지, 처리 이력이 남는지를 본다.

세 상황은 한 회사 안에서 순서대로 찾아오기도 한다. 처음에는 결재 흐름을 만드는 일이, 다음에는 자리를 비울 때의 처리가, 그다음에는 문서의 형식과 기록이 쟁점이 된다. 이 글은 같은 서비스의 문서를 세 질문에 걸쳐 읽되, 칸마다 근거 문장과 확인 날짜를 따로 적었다. 회사 크기나 근무 형태에 따른 구분은 이 글에서 두지 않았다.

기능 한눈에

아래 표는 세 인텐트가 요구하는 조건을 desknet's NEO 공식 문서에서 어떻게 확인했는지 정리한 것이다. 줄 순서에는 뜻이 없다. 표의 「확인」은 그 항목이 desknet's NEO 공식 페이지에 적혀 있다는 표시일 뿐이고, 도입하는 쪽의 요구를 충족한다는 보증은 아니다.

아홉 칸이 모두 확인으로 채워진 것은 세 질문의 필수 조건이 공식 문서에서 각각 한 문장 이상 찾아졌다는 뜻이다. 근거는 세 곳으로 갈린다. 결재 요청 방식은 도움말 페이지, 양식과 스마트폰과 대결과 문서번호와 직인은 결재 기능 소개 페이지, 처리 이력은 자주 묻는 질문 페이지가 근거다. 도움말과 질문 페이지가 일본어 문서 경로에 있다는 점도 뒤에서 질문으로 남긴다. 한 칸이 한 문장에 기대고 있다는 점도 같이 읽어야 하며, 문장이 짧을수록 실제 화면에서 어디까지 가능한지는 시험 계정이나 시연으로 따로 봐야 한다.

설정·관리 순서

desknet's NEO 공식 문서는 기능 소개 페이지, 도움말 페이지, 자주 묻는 질문 페이지로 나뉘어 있다. desknet's NEO의 근거 행 어디에도 화면 메뉴 이름이나 클릭 순서는 실려 있지 않다. 이런 이유로 설정 화면 경로는 쓰지 않았고, 근거 행에 남은 페이지 주소를 따라 공식 문서를 펼치는 차례만 안내한다. 이 순서로 페이지를 열어 보게 하면 어느 조건이 소개 문장이고 어느 조건이 도움말 문장인지 구분된다.

1. 결재 요청이 어떻게 이어지는지는 도움말 페이지에서 지정한 결재자에게 단계적으로 결재를 요청한다는 문장을 먼저 읽는다 [출처: https://www.desknets.com/neo/help/ja_JP/public/flow/001.html(새 창, 공식 원문)].
2. 결재 양식은 기능 소개 페이지에서 부품을 끌어다 놓는 방식으로 양식을 만든다는 문장을 읽는다 [출처: https://www.desknets.com/neo/features/applications/workflow/(새 창, 공식 원문)].
3. 스마트폰 결재와 대결은 같은 기능 소개 페이지에서 각각 스마트폰에서의 결재가 지원된다는 문장, 자동 결재와 대결이 지원된다는 문장으로 읽는다 [출처: https://www.desknets.com/neo/features/applications/workflow/(새 창, 공식 원문)].
4. 문서번호는 같은 페이지의 자동 채번 부품이 있다는 문장에서, 직인은 결재 시 결재자의 직인 이미지가 표시된다는 문장에서 읽는다 [출처: https://www.desknets.com/neo/features/applications/workflow/(새 창, 공식 원문)].
5. 처리 이력은 자주 묻는 질문 페이지에서 결재 단계마다 이력이 기록된다는 문장을 읽는다 [출처: https://faq.desknets.com/neo/faq/NEO-T0365(새 창, 공식 원문)].

요금제에 따라 달라지는 것

이번 근거 행에는 요금제 이름, 판 구분, 가격, 계약 최소 인원이 한 건도 적혀 있지 않다. 따라서 위 아홉 칸의 기능이 어느 요금제나 어느 판에서 쓸 수 있는 것인지는 공식 문서에서 확인하지 못함으로 남는다. 인사·총무 담당자가 예산을 말해야 하는 자리라면 이 글만으로는 가격을 쓸 수 없고, 공급사에서 견적과 판 구분을 문서로 받아야 한다. 가격이나 요금제 숫자를 지어 적지 않는 것이 이 글의 원칙이다. 같은 이유로 이 글의 상태 칸은 기능이 문서에 있는지만 말하고, 그 기능을 쓰는 데 드는 비용이나 계약 조건은 말하지 않는다. 결재 기능을 그룹웨어의 다른 기능과 묶어서 파는지, 따로 파는지도 이번 근거로는 알 수 없으므로 견적을 받을 때 결재 기능이 포함된 범위를 항목별로 적어 달라고 요청하는 편이 안전하다.

공식 문서에 적힌 한계

desknet's NEO의 근거 행 중 요건 미충족(not_met)으로 판정된 것은 하나도 없다. 다만 한계가 없다고 읽으면 안 되며, 문장이 좁게 적힌 곳에서는 범위가 그대로 보인다.

• 다단계 결재선은 지정한 결재자에게 단계적으로 요청한다는 문장이 근거이며, 단계 수의 상한이나 조건에 따라 결재선이 바뀌는지는 적혀 있지 않다 [출처: https://www.desknets.com/neo/help/ja_JP/public/flow/001.html(새 창, 공식 원문)].
• 대결은 자동 결재와 대결이 지원된다는 문장이 근거이며, 누가 누구를 대신할 수 있는지, 기간을 어떻게 정하는지는 적혀 있지 않다 [출처: https://www.desknets.com/neo/features/applications/workflow/(새 창, 공식 원문)].
• 직인은 결재자의 직인 이미지가 결재 시 표시된다는 문장이 근거이며, 사용인감을 따로 관리하는 방법은 적혀 있지 않다 [출처: https://www.desknets.com/neo/features/applications/workflow/(새 창, 공식 원문)].
• 결재 이력은 단계마다 기록된다는 질문 페이지 문장이 근거이며, 이력을 얼마나 오래 보관하는지는 이번 근거에 없다 [출처: https://faq.desknets.com/neo/faq/NEO-T0365(새 창, 공식 원문)].
• 도움말 페이지와 질문 페이지는 일본어 문서 경로에 있다. 한국어 문서가 따로 있는지는 공식 문서에서 확인하지 못함.

확인된 바 없음 · 조사 중

이 절에서는 desknet's NEO 문서에서 근거를 얻지 못한 항목과 아직 열어 보지 못한 항목을 따로 갈라 둔다. 여기서 찾지 못했다는 표현은 결재 기능이 없다고 단정하는 말이 아니고, 이번에 읽은 공식 문서 안에서 뒷받침하는 문장이 나오지 않았다는 기록일 뿐이다. 「조사 중」 항목은 문서를 아직 열지 않은 상태라서, 두 부류 모두 도입을 정하는 근거로 삼지 않는다.

세 질문의 필수 조건은 모두 확인되었지만, 같은 서비스의 다른 결재 질문에서 다루는 조건 가운데 다음은 확인된 바 없음으로 남는다. 인사·총무 담당자가 함께 물을 수 있어서 적는다.

• 결재 문서의 보관 기간과 보존 설정은 공식 문서에서 확인하지 못함.
• 양식 안의 자동 계산은 공식 문서에서 확인하지 못함.
• 결재 문서에 파일을 첨부하는 방법은 공식 문서에서 확인하지 못함.
• 조직도와 결재선을 자동으로 맞추는 기능은 공식 문서에서 확인하지 못함.
• 사용자 계정을 자동으로 연동하는 표준 방식은 공식 문서에서 확인하지 못함.
• 근태 시스템과 결재의 연결은 공식 문서에서 확인하지 못함.
• 예산과 결재의 연결은 공식 문서에서 확인하지 못함.
• 여러 결재자가 동시에 승인하는 병렬 결재는 공식 문서에서 확인하지 못함.
• 이전 시스템의 결재 문서를 옮기는 방법과 이전 도구는 공식 문서에서 확인하지 못함.
• 그룹웨어와 결재를 묶어 구매하는 묶음 구성은 공식 문서에서 확인하지 못함.
• 감사 로그는 공식 문서에서 확인하지 못함. 결재 단계별 이력이 기록된다는 것만 확인되었다 [출처: https://faq.desknets.com/neo/faq/NEO-T0365(새 창, 공식 원문)].
• 조직 계층에 따라 결재선을 자동으로 정하는 기능과 상신 취소는 공식 문서에서 확인하지 못함.

조사 중인 것은 다음과 같다. 아래는 이번 조사에서 desknet's NEO 문서의 해당 쪽을 아직 열지 않았다는 표시이고, 기능이 없다는 표시가 아니다.

• 도움말 페이지에서 결재선을 설정하는 화면의 이름과 순서.
• 대결을 지정하는 주체와 지정 방법, 대결 중에 남는 기록의 형태.
• 직인 이미지를 등록하는 방법과 등록할 수 있는 사람의 범위.
• 문서번호 부품에서 정할 수 있는 번호의 형식.

상황별로 확인할 조건

아래 표는 인사·총무 담당자가 마주할 법한 상황을 먼저 적고, 그때 열어 볼 조건과 그 조건의 문서 상태를 이어 붙인 것이다. 필요한 수준은 사내에서 먼저 정한 뒤 desknet's NEO 공급사의 답변과 대조한다.

표의 앞 일곱 줄은 세 질문의 필수 조건이고, 뒤 두 줄은 같은 서비스의 다른 질문에서 나온 조건이다. 근거가 되는 문서를 상황별로 다시 정리하면 결재 흐름은 도움말 페이지 [출처: https://www.desknets.com/neo/help/ja_JP/public/flow/001.html(새 창, 공식 원문)], 양식과 대결과 직인은 기능 소개 페이지 [출처: https://www.desknets.com/neo/features/applications/workflow/(새 창, 공식 원문)], 이력은 질문 페이지다 [출처: https://faq.desknets.com/neo/faq/NEO-T0365(새 창, 공식 원문)].

공급사에 물어볼 질문

desknet's NEO 문서의 항목 이름만 봐서는 어디까지인지 알 수 없는 대목을 물음 형태로 바꿔 두었다. 받은 답은 문서나 메일로 보관해 두면 인사·총무 담당이 교체된 뒤에도 근거로 이어 쓸 수 있다.

1. 결재선은 몇 단계까지 만들 수 있고, 금액이나 부서에 따라 결재선이 바뀌게 설정할 수 있는가?
2. 대결은 누가 누구를 지정하고 기간을 정할 수 있으며, 대결로 처리된 결재는 이력에 어떻게 표시되는가?
3. 직인 이미지는 누가 어떻게 등록하고, 사용인감처럼 권한자만 쓰게 제한할 수 있는가?
4. 문서번호의 형식은 어디까지 정할 수 있고, 양식마다 다르게 붙일 수 있는가?
5. 결재 이력은 얼마 동안 보관되고, 전체 이력을 내려받는 방법이 있는가?
6. 위 기능은 어느 판과 어느 요금제에 포함되며, 계약 인원에 최소 기준이 있는가?
7. 도움말과 질문 페이지가 일본어로 되어 있는데, 한국어 문서와 한국어 지원 창구가 있는가?
8. 결재 문서의 보관 설정과 첨부 방법, 병렬 결재는 어떻게 쓸 수 있는가?

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출처 목록

• https://www.desknets.com/neo/help/ja_JP/public/flow/001.html(새 창, 공식 원문)
• https://www.desknets.com/neo/features/applications/workflow/(새 창, 공식 원문)
• https://faq.desknets.com/neo/faq/NEO-T0365(새 창, 공식 원문)